BOLETIN INFORMATIVO # 7 SEPTIEMBRE 2003

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TIPS ADMINISTRATIVOS

SVEO

Queremos invitar a los miembros a compartir sus experiencias administrativas que puedan ayudar a otros colegas con estas áreas tan críticas en el aspecto económico y gerencial de las clínicas dentales.

IMPORTANCIA DE LAS REUNIONES DE PERSONAL
Las reuniones de personal son cruciales para una efectiva comunicación. Esto permite al equipo de trabajo revisar las metas y los objetivos de la clínica en que trabajan.

El odontólogo y su coordinadora de citas, deben guardar algo de tiempo durante la semana para las reuniones de personal. El odontólogo debe organizar estas reuniones.

Cada miembro del equipo debe ser entusiasmado a contribuir en la discusión con ideas nuevas de cómo mejorar sus habilidades y mejorar la eficiencia de la clínica.

El trabajo en equipo es esencial para el trabajo eficiente y productivo de todos. Al trabajar como un equipo, las ideas son fáciles de aceptar y rápidamente implementadas.

Este es un buen momento para discutir problemas del personal, el sistema de citas, oír el feedback de los pacientes. ¿Los pacientes perciben el equipo como bien organizado, preocupado y profesional?

COMO PREPARAR REUNIONES EFICIENTES

1. Programe todas las reuniones para el resto del año.
   
   
2. Propóngase bloquear el tiempo para las reuniones.
   
   
3. No las realice durante el almuerzo.
   
   
4. A primera hora es más conveniente.
   
   
5. Hágase el propósito de comenzar y terminar la reunión en tiempo preestablecido. No se extienda, sea puntual.
   
   
6. El odontólogo debe presidir la reunión.
   
   
7. Haga;:un resumen de lo discutido, anote quien estará a cargo de el proyecto aprobado y para que fecha.
   
   
8. Recuerde que es mejor discutir e implementar una o dos ideas por mes que proponer diez proyectos y no hacer ni uno.

"El tipo de material que tuvo éxito en el pasado, no es necesariamente la que guiará al éxito del futuro".

• La clínica debe ser:
  
  
  1. Orientada al beneficio del paciente.
     
  2. Efectiva en costos.
     
  3. Rápida y flexible.
     
  4. Mejorando continuamente.
  
  
  Esto solo es posible a través de reuniones periódicas con el personal para transmitir la información nueva, proyectos y técnicas actualizadas.
  
  
• Aspectos económicos: Se deben discutir los pacientes problemas y como resolverlos en cuanto a cobranzas se refiera.
  
  
• Paciente problemático: Es importante para todos saber que pacientes necesitan mas tiempo en la silla dental debido a la ansiedad, pánico y pacientes minusválidos.
  
  El paciente hoy día no se conforma con un trabajo bien ejecutado, también toma en cuenta la prontitud y cortesía con la cual es atendido, ambiente de la clínica, atención telefónica y sobre todo analiza la eficacia del equipo que lo está atendiendo.

COMO DESARROLLAR UNA AGENDA DE TRABAJO EFECTIVA

1. Aproveche esa reunión para lograr ciertos objetivos como la preparación de la agenda del mes entrante o mejorar los procedimientos administrativos y de flujo de pacientes.
   
   
2. Si el grupo se ha propuesto metas mensuales, analice las razones que llevaron al logro o fracaso de los proyectos iniciados.
   
   
3. En cada agenda de trabajo Ud. debe:
   
   
   • Discutir los proyectos del mes pasado.
     
   • Revisar los pacientes nuevos del mes
   
   
4. Cada miembro debe prepararse con ideas y sugerencias para mejorar la eficiencia del equipo.
   
   
5. Discuta los problemas de una manera constructiva; evite las críticas negativas personales.
   
   
6. Reserve tiempo en la agenda mensual para enseñanza de nuevos procedimientos o técnicas.
   
   
7. Háblese con sinceridad de todos los aspectos de la clínica incluyendo tópicos sensibles como ganancias y pérdidas, sueldos y bonificaciones, y recuerde:
   
   "La gente sin infonnación actúa desordenadamente, la gente informada está comprometida a actuar responsablemente"
   KEN BlANCHARD

TOPICOS IMPORTANTES PARA LAS REUNIONES DE PERSONAL

1. ¿Se está atendiendo puntualmente a los pacientes en su cita? ¿Ya la hora convenida?
   
   
2. ¿Se terminan los tratamientos en el tiempo estimado?
   Estas dos áreas son de vital importancia para que una clínica siga aumentando el número de pacientes satisfechos.
   
   
3. Nuevos pacientes: Especial interés debe prestarse a los pacientes nuevos en cuanto a puntualidad y eficiencia en las citas.

Recuerde:
"La mejor publicidad es un paciente"

FUENTES: K. Blanchard. The one minute manager. Jhon P., Carlos. Empowerrnent takes more tban a minute. Barret, Koeler. Publlshers San FrancIsco.

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